一、实验室及教学装备固定资产的验收、资产登记
1、固定资产购回后，直接送往使用部门，由物资部、实验设备科和使用部门共同验收。验收时，要认真核对《固定资产请购单》，检查固定资产外观、附件、资料、数量、规格、技术性能等项目，验收合格由参与人员签字后办理资产登记手续。验收不合格的，采购部应及时办理退换手续。
2、对已办理验收资产登记的固定资产，使用部门、实验设备科与物资部分别记入本部门的《固定资产登记薄》，各方签名认可。
3、物资部必须按登记薄的项目，逐项输入计算机，并打出2张“固定资产登记卡”，分别按使用部门存档。
4、各部门对已到位的固定资产，应尽快投入安装、调试、检测，认真填写“固定资产技术检验单”，使用部门应及时办理领用手续。在索赔期内发现有质量问题应及时报物资部，由采购人员负责办理退换等事宜。超过索赔期不报者，由使用部门负责。经验收合格的固定资产，由使用部门负责将“固定资产技术检验单”报物资部入档查存。
5、物资部每月对新购固定资产汇总一次，从计算机调出并打印成符合教育部规定的“一台一账”，“一卡一物”的计算机统计表。
6、物资部及时按购买日期把固定资产记入分类、分户账;年底进行按季度、年度汇总，向教育厅上报固定资产情况报表，由物资部填写，报集团总部办公室，经分管领导、董事长批准后上报。
7、实验设备科与使用部门及时建立两级台账;落实管理责任人;配上设备铭牌;操作、安全规程上墙;建立仪器设备使用、维修、保养记录;大型精密仪器设备使用、管理档案
二、实验室及教学固定资产的会计管理
(一)固定资产的计价
1、购入的固定资产成本，按照买价、运杂费(不包括广州地区的短途运杂费)、包装费、税金和安装成本计价;
2、自建、新建房屋设施等固定资产，按照征地、建筑施工过程中实际发生的全部费用计价;
3、在原有基础上进行改造、扩建的固定资产，按原有固定资产的原价，加上改造、扩建发生的支出，减去改造、扩建发生的变价收入后的余额计价;
4、捐赠的固定资产，以校企合作方式接受赠送的固定资产及其他方式获得的固定资产，按照固定资产的市场价格、捐赠者提供的发票或协议评估价格，加上学院负担的运杂费(不包括广州地区短途运杂费)，安装费等计价。送货到�：�，及时办理资产登记手续。
(二)固定资产的账薄
1、固定资产按财务管理制度建立各种账薄、登记卡，记录全部资产，定期核对，年度检查，要求账、物、卡相符。
2、物资部设立固定资产总账、分类明细账、分户明细账，工业中心实验设备科设立学院实验室及教学装备总账和分部门明细帐，使用部门设立分类明细账，并定期与资产使用管理部门核对。
3、固定资产实行会计管理，物资部设立物资管理会计，资产购置、调拨、报废、清理等手续由物资设备部与使用部门按规定办理。
4、财务部设立固定资产总账与分类明细账，按国家规定计提固定资产折旧。本月新增固定资产从次月开始计提，本月减少或停用的固定资产，当月照计折旧，从次月起停计折旧，固定资产折旧足额后，仍可继续使用的，不再计提折旧;提前报废的固定资产，不补提折旧。
5、报废或转让的固定资产变价净收入(变价收入减去清理费用)与固定资产账面净值的差额，作为集团的其他业务收入或支出处理。
6、对固定资产的购入、出售、清理、报废等成本核算，由财务处按规定进行会计处理。
三、实验室及教学装备固定资产盘点
1、成立物资年度大检查工作领导小组，每年底由财务部、物资部组织对集团所有的固定资产进行一次全面盘点。实验设备科及各使用部门配合财务部、物资部对实验室及教学装备固定资产一次全面实地盘存，检查实验室及教学装备固定资产使用、保养、维护情况，确保账物相符，状态良好。
2、盘点后必须填写《固定资产盘点情况表》，一式三联并注明盘盈、盘亏、毁损的原因，一联使用部门自存，一联留物资设备部备查，一联报主管领导审批后，作为会计账务处理依据。
3、盘盈、盘亏、毁损的固定资产，物资部、实验设备科应当查明原因，由物资部写出书面报告，经分管领导批准后进行处理，并依次办理固定资产增减手续。
四、实验室及教学装备固定资产的调拨
1、使用部门内部实验室及教学装备固定资产调拨，由使用部门报实验设备科备案，再报物资部备案，相应调整各级分类或分部门台账。
2、使用部门之间实验室及教学装备固定资产调拨，实验设备科填写《固定资产调拨单》，对固定资产验收后，调入部门和调出部门在调拨单上签字，经工业中心主任审批后，再报物资部备案，相应调整各级分类或分部门台账。
3、实验室及教学装备固定资产院校之间调拨或改变用途(如改为办公用途)，由实验设备科填写《固定资产调拨单》，工业中心主任审定，主管院领导审批，报物资部备案，相应调整各级分类或分部门台账。
五、实验室及教学装备固定资产的报废
(一)实验室及教学装备固定资产报废条件
1、存在以下情况之一者，可申请报废
(1)、超过使用年限，自然老化不能修复的;
(2)、性能明显降低，技术指标达不到要求，无法正常使用的;
(3)、严重缺少配件，没有修复价值的;
(4)、维修成本偏高，接近购置新产品的;
(5)、技术换代淘汰或国家淘汰产品。
(二)实验室及教学装备固定资产报废审批程序
1、实验室及教学装备固定资产的报废，由使用部门填写《物资报废呈报表》，实验设备科审核，原价在10000元以下的固定资产，工业中心主任核准，报主管院领导审批，交物资部办理销账手续;原价在10000元以上的固定资产，报主管院领导审核后，由董事长审批，物资部办理销账手续。
2、物资部组织将报废物资搬到指定存放地点处理，报废审批单一式四联，分别由财务部、物资部、实验设备科、使用部门存档保管，相应调整各级分类或分部门台账。
3、实验室及教学装备固定资产报废，由实验设备科组织相关人员现场鉴定;物资部负责报废设备的验收、变卖回收、可利用设备的登记和调拨工作。
4、若实验室及教学装备固定资产因管理不善，发生人为因素的损坏或丢失，一般情况下使用部门必须先办理报废与赔偿手续后，方可办理重新请购手续。
六、实验室及教学装备维护保养、报修维修
(一)实验室及教学装备维护保养
1、使用部门负责落实实验室及教学装备的正常使用、安全防范、规范操作和维护保养等日常管理的人员和责任，建立装备维护保养工作规范;定期对所管理的仪器、设备进行维护保养，保持装备的正常技术状态;设立仪器、设备的维护保养档案，记录设备维护情况。实验设备科负责指导、检查监督并考核使用部门的实验室及教学装备维护保养工作。
2、对于精密仪器、设备，使用部门不能维护保养的，由使用部门报实验设备科，由采购部组织发外进行维护保养。
(二)实验室及教学装备的报修、维修
1、实验室及教学装备的维修实行分类分级管理，由使用部门、实验设备科、物资部分级负责。
2、实验室及教学装备的保修期内，需要维修，由使用部门报物资部，由采购部联系供应商进行维修。
3、实验室及教学装备的保修期外，需要维修，如不能自行修复，由使用部门填写《仪器、设备报修单》，一式四联，经实验设备科审核后报物资设备部，由物资设备部负责办理发外维修。
4、对于贵重精密的仪器、设备在使用中出现问题，在没有查清原因之前，使用部门不得擅自拆修，否则，由此引起的责任事故由责任人负责。
七、教学装备固定资产的借用
“借用”是指将装备固定资产短时间搬离原所在地点和使用、管理部门，暂时改变装备用途及管理责任人。除电教中心统一管理，由各部门使用的教育技术装备外，教学装备原则上不允许借出。如确需借用，按如下规定办理。
1、集团内各部门之间借用教学装备固定资产，须填写借条，注明归还日期，借用和借出部门负责人签字，实验设备科备案;原管理责任人与新管理责任人必须进行装备检查交接，设备一经移交，借用方承担设备管理责任。借用到期，借用部门要按时归还，借出部门及时追踪设备归还情况。归还时双方管理责任人必须进行装备检查交接，归还时装备如有损坏，借用方承担责任，设备一经移交，借出方承担责任。
2、教学装备原则上不得借给外单位。特殊情况外借的，在不影响教学工作的前提下，由当事部门及领导经手并担保，工业中心主任和物资设备部批准，由实验设备科进行装备检查后，由物资部负责外借和归还，并办理规范的借用、归还手续。设备归还时由实验设备科进行装备检查，无误后交还使用部门。借出的固定资产到期如不能归还，由当事部门及领导负责追回，若造成资产损失，物资部追究当事部门及领导担保责任。
八、实验室及教学装备固定资产的损失
1、实验室及教学装备使用和各级管理部门，严格执行各项管理制度，落实管理人员和责任，对责任心不强，管理不善导致财产被盗、遗失、损坏等事故者，由主管部门查清原因，提交报告，根据损失情况，确定赔偿金额，并依据《行政事故处理办法》进行处罚。
2、因固定资产被盗、遗失和损坏所收赔偿费、罚款一律上交财务部。
九、大型精密仪器设备管理办法
为加强学院大型精密仪器设备管理，充分发挥大型精密仪器设备在教学和科研中的作用，根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》和白云教育集团《物资管理制度》，制订本办法。
(一)、 大型精密仪器设备范围
大型精密仪器设备是指高精度、高价值及贵重、稀缺的教学、科研仪器设备。满足下列条件之一的属大型精密仪器设备： 1、国家科委统管的二十三种大型精密仪器设备;
2、单价人民币叁万元(含叁万元)以上的仪器设备;
3、单台(件)价格虽不足叁万元，但需要配套购置使用，成套价格人民币叁万元(含叁万元)以上的成套仪器设备;
4、价格虽不足叁万元，但属于学院规定为贵重、稀缺的仪器设备。
(二)、大型精密仪器设备的申购、论证和验收
1、大型精密仪器设备的申购和论证
大型精密仪器设备的申购和论证是大型仪器设备管理系统中最基础的工作，也是整个大型仪器设备管理工作的开端。购买大型仪器设备必须按照实验室物资申购程序，由使用部门提供书面申购和论证报告，内容包括⑴拟订购的大型仪器设备在教学、学科建设发展方面的必要性、所起的作用及主要用途，承担工作任务量，包括计划培养各类学生人数与工作量，对外开放、横向培养人才、横向科研、技术开发使用前景估计;⑵组织机构、技术条件落实情况。包括人员配套、培训计划、大型仪器设备消化吸收、开发、创新、维修等所需技术力量安排情况。技术资料收集分析，同类仪器设备使用情况及性能分析，仪器设备的型号、规格、生产商、性能价格比;⑶总体投资估算及投资效益。包括仪器设备的本体及附件、配件费、基建费或改建费、人员培训费、安装调试费、建成后的年度维持费、维修费等，对教学、学科发展的定性、定量估计，设备利用率、社会效率和经济效益。
2、大型精密仪器设备的验收
大型精密仪器设备到货前，物资设备部负责组织成立由物资设备部、采购部、财务部、工业中心、综合档案室、设备使用部门(进口仪器设备还必须有商检、海关人员)等相关人员组成的验收、安装、调试小组(简称验收小组)。
大型仪器设备到货后，物资设备部应及时组织验收小组共同开箱验收，按装箱单逐一核对设备型号、数量、零配件及资料是否齐全，有无损坏。外观验收无误后，组织安装调试，进行技术验收，按说明书检测各项技术性能指标是否达到标准，写出详细验收报告。
(三)、大型仪器设备的管理及使用
大型仪器设备必须配备中级以上职称(或技师以上技能等级)的技术人员进行专人专管，进行维护和管理，其他人员必须经过技术培训取得上机合格证后，方可上机操作。大型仪器设备专门管理人员负责解决技术问题，维持设备正常运转，培训与指导上机人员，扩大使用队伍，组织在大型仪器设备上完成各种教学、科研、生产的使用任务，开发新的功能，使其发挥最大使用效益。设备专管部门根据每台大型仪器设备的特点，制定使用、维护保养制度和操作规程。建立大型仪器设备日志，记录使用运转情况、开机机时数、用途、维护保养情况、故障及故障排除情况、损坏及原因、调转及使用交接等情况。建立定期维修保养和定期检验标定的制度，以确保其准确性和灵敏度。大型仪器设备发生故障后，要及时组织力量修复，对较大事故，当事人要及时写出报告，由工业中心组织分析原因，查清责任，提出处理意见，事故报告要存档备查。大型仪器设备管理、使用应设有《大型精密仪器设备使用记录》，详细记载大型仪器的各项基本情况，其中包括损坏、维修、调转等，以及使用情况，包括用途、机时等。保证精密贵重仪器和大型设备经常处于最佳的技术状态，延长使用寿命，提高使用效率，获取最大效益。 (四)、大型仪器设备的考核、评价
为了提高大型仪器设备的投资效益和使用效益，管好用好仪器设备，学院工业中心对大型仪器设备的使用进行定期的考核评价，考核的内容如下：⑴利用率。考核该设备教学、科研、社会服务等项工作中开机使用的有效机时数;⑵社会效益。考核培养不同层次的人才的数量(包括培训人员的数量)，对外有偿服务收益;⑶取得的科研成果及经济效益;⑷大型仪器设备原有功能利用和新功能开发项目数及技术改造项目数;⑸维持实验环境和技术条件的良好程度及仪器设备的完好率;⑹“专管共用”执行情况，各项规章制度，操作规程健全完善及执行的情况;⑺仪器设备档案建立、健全及完善情况;⑻原材料、配件、附件、元器件等的管理情况;⑼事故有无及事故处理情况。
对大型仪器设备综合考核中成绩突出的部门和个人;对在大型仪器设备申购、安装、调试、验收等项工作中为学校节约大量资金，出色完成各项任务的部门和个人;对在“专管共用”方面有突出贡献者，给予表表彰奖励。
(五)、大型精密仪器设备档案管理
大型精密仪器设备必须逐台建立完整的成套性的技术档案。仪器设备档案由仪器设备文件汇总部门立卷。物资设备部和工业中心是学院设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须指定一名兼职档案员集中管理本校设备文件材料。采购部和设备保管使用部门，也应指定专人负责设备文件的积累和管理工作。
设备购置计划、申购报告、批复文件、论证材料、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等前期文件由归口管理部门负责整理，按档案管理要求组成案卷归档(集团各职能部门、各事业部使用的仪器设备由物资设备部负责，学院各使用部门的设备由工业中心负责)。
设备全套随机文件材料、设备开箱记录及开箱单、验收资料等由综合档案室在验收时收齐归档，并负责向设备使用部门提供设备相关资料复印件一套。项目档案随机部分，重要和经常使用的在签订合同时应酌加副本。
设备使用部门负责建立并保存大型精密仪器设备的技术档案，内容包括：设备技术资料、说明书、安装调试验收报告等复印件。并做好设备投入使用后的运行、检修、故障事故记录(设备履历书)、重大事故的调查分析及处理意见、设备技术改造等文件材料的积累，直至设备报损报废的记录资料。记录字体要公正、使用笔墨要符合档案管理要求，并定期整理交归口部门汇总后向综合档案室移交。
财务管理部门对大型精密仪器设备的购置结算严格把关，凡《大型精密仪器设备验收报告》没有经综合档案室签字的一律不办理结算手续。
(六)、在本办法发布实施之前，已购置的大型精密仪器设备由物资设备部提供仪器设备清单，并协同档案管理部门、设备使用部门和设备管理部门逐台建立相应的大型精密仪器设备资料档案和技术档案。
(七)、本办法自发布之日起施行。以前凡与本管理办法不符的有关文件，均以本办法为准。
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